Minimalizacja od pierwszego kontaktu
Do oceny zapytania zwykle wystarczy cel, ogólna chronologia i sposób kontaktu. Numery dokumentów, dane dzieci, prywatna korespondencja i akta powinny być przekazywane dopiero wtedy, gdy ich potrzeba i kanał są ustalone.
- imię lub pseudonim na początku
- jeden bezpieczny kanał
- brak haseł i pełnych identyfikatorów
- brak dokumentów bez potrzeby
- ograniczony krąg odbiorców
Cel i zakres danych
Biuro powinno potrafić wyjaśnić, po co potrzebuje danej informacji i jak wiąże się ona z celem zlecenia. Zbieranie danych na zapas zwiększa ryzyko, a nie jakość ustaleń.
- dane niezbędne do umowy
- dane potrzebne do wykonania czynności
- materiały źródłowe
- informacje dla raportu
- dane potrzebne do rozliczeń
Bezpieczny obieg w firmie
W sprawie biznesowej należy wskazać, kto może otrzymywać ustalenia. Aktualizacje nie powinny trafiać do szerokich list adresowych ani komunikatorów, do których mają dostęp osoby nieuczestniczące w sprawie.
- właściciel sprawy po stronie klienta
- zastępca na wypadek nieobecności
- zakaz automatycznego przekazywania
- potwierdzenie odbiorcy
- bezpieczne archiwum
Retencja i zakończenie
Okres przechowywania zależy od celu, umowy, obowiązków prawnych i ewentualnych roszczeń. Warto z góry ustalić, co dzieje się z kopiami materiałów po zakończeniu i jak klient może realizować prawa dotyczące swoich danych.