Najpierw zdefiniuj decyzję i ryzyko
Inaczej wygląda sprawdzenie dostawcy przed małym zleceniem, inaczej partnera strategicznego, inwestora lub osoby, która ma otrzymać dostęp do poufnych informacji. Zakres powinien wynikać z wartości i konsekwencji decyzji.
- jaka decyzja ma zostać podjęta
- co firma może stracić
- które informacje budzą wątpliwość
- jak szybko potrzebna jest odpowiedź
Warstwa podstawowa: oficjalne źródła
W wielu przypadkach pierwszy etap można wykonać na podstawie KRS, CEIDG, białej listy VAT, sprawozdań, rejestrów beneficjentów i ogłoszeń o niewypłacalności. Ważne jest jednak nie tylko znalezienie danych, ale sprawdzenie ich spójności i aktualności.
- status i reprezentacja podmiotu
- historia zmian
- adresy i przedmiot działalności
- beneficjenci i powiązania
- sprawozdania oraz postępowania
Kiedy potrzebna jest analiza pogłębiona
Pogłębienie ma sens przy niespójnościach, skomplikowanych powiązaniach, nietypowej historii podmiotów, silnej presji na szybkie zawarcie umowy lub ryzyku reputacyjnym. Celem nie jest zbieranie danych na zapas, lecz odpowiedź na pytania decyzyjne.
- powiązania osobowe i kapitałowe
- historia osób reprezentujących
- sprzeczne informacje handlowe
- nietypowy łańcuch podmiotów
- sygnały faktycznej działalności lub jej braku
Jak powinien wyglądać raport
Raport powinien oddzielać dane oficjalne, informacje z innych źródeł, wnioski analityczne i obszary nieweryfikowalne. Dobrą praktyką jest lista pytań, które firma powinna zadać kontrahentowi przed podpisaniem dokumentów.
- profil podmiotu
- mapa powiązań
- chronologia istotnych zmian
- sygnały ryzyka
- źródła i data sprawdzenia
- pytania do wyjaśnienia