Rodzaje materiałów mają różne cele
Dane kontaktowe, umowa, dokumentacja księgowa, raport operacyjny i załączniki nie muszą być przechowywane przez taki sam okres. Dla każdej kategorii powinien istnieć cel i podstawa.
- dane do odpowiedzi na zapytanie
- dokumenty umowne
- rozliczenia
- raport i załączniki
- korespondencja dotycząca reklamacji lub roszczeń
Co ustalić w umowie lub polityce
Zapytaj, kto ma dostęp, gdzie przechowywane są kopie, jak wygląda przekazanie i w jaki sposób materiały są usuwane po ustaniu celu. Odpowiedź powinna uwzględniać również kopie bezpieczeństwa i pocztę.
- planowany okres dla każdej kategorii
- osoby upoważnione
- miejsce przechowywania
- sposób bezpiecznego usunięcia
- procedura realizacji praw
Dlaczego nie zawsze można usunąć wszystko od razu
Niektóre dokumenty mogą być potrzebne do rozliczeń, wykonania umowy lub obrony przed roszczeniami. To nie oznacza prawa do przechowywania bezterminowego - biuro powinno potrafić wskazać cel i kryteria zakończenia.
Jak klient może ograniczyć ryzyko
Przekazuj tylko materiały potrzebne, nie twórz zbędnych kopii i ustal, komu wolno je udostępniać. Po zakończeniu sprawy przechowuj raport w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.
- minimum danych
- jedna uporządkowana paczka
- bezpieczny kanał
- kontrola odbiorców
- własna polityka przechowywania